Cách quản lý dự án SEO hiệu quả cho kết quả tốt

Quản lý dự án và SEO: Liên quan gì đến nhau?

Quản lý dự án và SEO có liên quan gì đến nhau? SEO chỉ là một phép màu kỹ thuật khó hiểu để tăng lượng truy cập trang web của bạn?

SEO là một lĩnh vực tương đối trẻ, đã phát triển đáng kể trong 5-6 năm qua. Hầu hết những người tôi biết không quen thuộc với ngành này chỉ nhắc đến nó là “cái SEO ấy” và tôi không thể trách họ. Do đó, quản lý dự án có thể không được coi là một yếu tố chính khi nghĩ đến SEO. Trên thực tế, bất kỳ ai làm việc trong lĩnh vực SEO đều biết rằng quản lý dự án thực sự là một phần lớn và quan trọng của công việc hàng ngày của chúng tôi.

Bài viết này chứa một loạt các mẹo và gợi ý về quản lý dự án SEO hiệu quả, với một góc nhìn mạnh mẽ hơn về phía công ty, dựa trên kinh nghiệm lâu dài của chúng tôi trong không gian tiếp thị số.

Đừng bỏ lỡ danh sách kiểm tra khởi động dự án tải về để giúp bạn bắt đầu một dự án SEO với một trong các khách hàng của bạn! Một hướng dẫn toàn diện bao gồm một loạt các câu hỏi về SEO (và không phải SEO) mà chúng tôi thấy rất hữu ích khi bắt đầu một dự án.

Hãy cùng đi vào đó với một số câu hỏi thường gặp đơn giản.

Quản lý dự án SEO là gì?

Đơn giản là quản lý dự án liên quan đến bất kỳ công việc SEO nào. Chúng tôi gọi đó là bất kỳ thực hành hàng ngày nào liên quan đến lập kế hoạch, thực hiện, theo dõi và hoàn thiện công việc của đội SEO của chúng tôi để hoàn thành một mục tiêu cụ thể trong một khung thời gian cụ thể.

Tại sao Quản lý dự án quan trọng trong SEO?

Mà không có quản lý dự án, việc phát triển một mối quan hệ chức năng với khách hàng sẽ là điều không thể. Quản lý dự án hiệu quả mang lại một loạt các lợi ích vô giá cho đội SEO của bạn, từ góc độ giảm căng thẳng và duy trì sức khỏe, đến góc độ quản lý giao tiếp và kỳ vọng. Hơn nữa, nó tạo ra một mối quan hệ sâu sắc với khách hàng của bạn.

Sự khác biệt giữa Quản lý tài khoản SEO và Quản lý dự án SEO là gì?

Khác biệt giữa quản lý dự án và quản lý tài khoản SEO là quản lý tài khoản SEO tập trung vào thành công tổng thể của một tài khoản SEO cụ thể, chứ không chỉ là một dự án cụ thể. Trong khi kết quả của quản lý dự án được xác định bởi một mục tiêu được xác định, quản lý tài khoản thành công liên quan đến một mối quan hệ thành công với khách hàng.

Trên thực tế, có một đường rất mỏng giữa hai yếu tố này và bài viết này cũng đề cập đến một số yếu tố của quản lý tài khoản. Cuối cùng, chúng tôi nghĩ rằng quản lý dự án là về việc hoàn thành công việc.

Những kỹ năng nào cần thiết cho Quản lý dự án?

Nó rơi vào ba kỹ năng cốt lõi:

Kỹ năng giao tiếp: Có khả năng giao tiếp một cách rõ ràng và ngắn gọn với các thành viên trong nhóm và khách hàng là chìa khóa cho quản lý dự án thành công.

Kỹ năng tổ chức: Tổ chức là trung tâm của mọi hoạt động quản lý dự án: lập kế hoạch và theo dõi các nhiệm vụ, đồng thời phối hợp các thành viên.

Kỹ năng quản lý thời gian: Mỗi dự án đều có một khung thời gian: làm việc trong khung thời gian đó là quyết định quan trọng để dự án thành công.

#1 Quản lý dự án là một kỹ năng SEO

Thành công của chiến lược SEO không chỉ giới hạn trong khả năng thực hiện các chiến thuật. Nó cũng phụ thuộc vào khả năng quản lý dự án, người quản lý dự án thành công xử lý kỳ vọng (nội bộ và bên ngoài), giải quyết các vấn đề và làm việc để thuyết phục những ý tưởng.

#2 Có một kế hoạch

Các chiến lược SEO có thể rất phức tạp và liên quan đến nhiều bên liên quan, bao gồm các thành viên trong nhóm, khách hàng và bên thứ ba khác. Ở đây tại Trần Xuân Hùng, chúng tôi cố gắng đánh giá một dự án trước khi bắt đầu: tất cả đều phụ thuộc vào việc có một kế hoạch rõ ràng.

Quy trình này thường có thể được chia thành các phần sau.

Khởi động dự án

Đây là buổi họp ban đầu với khách hàng. Đây là buổi họp “bắt đầu” dự án (hoặc mối quan hệ nhìn chung) và nhằm mục đích bao gồm một danh sách chi tiết về các chủ đề để có một cái nhìn tốt hơn về những gì nên được giao và cách cung cấp giá trị.

Việc thảo luận và xác định mục tiêu và kỳ vọng thường được thực hiện ở đây, tiếp theo là một loạt email để xác nhận những điều đã thống nhất.

Việc có một danh sách rõ ràng về các điểm và câu hỏi bạn muốn đề cập trong cuộc họp khởi động là hữu ích: tôi luôn ưa thích chuẩn bị kỹ, vì vậy tôi thu thập một danh sách các câu hỏi chúng tôi thường đề cập cho tất cả các dự án của chúng tôi.

Muốn xem nó như thế nào?

Mẫu quản lý dự án của chúng tôi chứa một danh sách cực kỳ chi tiết các câu hỏi về SEO và Tiếp thị số mà chúng tôi thường hỏi trong cuộc họp khởi động, giúp chúng tôi có cái nhìn tổng thể về một dự án / khách hàng.

Lời khuyên từ chuyên gia: sử dụng một tài liệu cộng tác để ghi chú cuộc họp / cuộc gọi, từ cuộc họp khởi đầu đầu tiên; điều này sẽ rất hữu ích khi bạn cần tra cứu những gì đã thảo luận trong quá khứ. Điều này có thể là nội bộ (chỉ được chia sẻ trong nhóm của bạn) hoặc bên ngoài (chỉ được chia sẻ với khách hàng) tùy thuộc vào mối quan hệ và mục tiêu.

Cuộc họp thường xuyên: nội bộ và bên ngoài

Tùy thuộc vào cách làm việc của bạn, cuộc họp thường xuyên có thể là hàng tuần, hai tuần hoặc hàng tháng.

Công thức hoạt động tốt nhất đối với tôi, một tư vấn SEO, là kết hợp giữa cuộc họp hàng tháng và hàng tuần – điều này sẽ trông như sau:

Trong tuần đầu tiên của tháng, tôi sẽ có một cuộc họp nội bộ với nhóm để thảo luận về yêu cầu, thách thức tiềm năng và định nghĩa các thời hạn nội bộ;

Sau đó, cuộc họp hàng tuần, có thể là cuộc họp nhóm hoặc cuộc họp cá nhân để thảo luận về công việc gần đây, rà soát các trở ngại và chia sẻ thông tin tổng quan về lịch trình và tiến độ của mọi người;

Một tuần một lần, tôi sẽ sắp xếp cuộc gọi với khách hàng hoặc cuộc họp trực tiếp để chia sẻ thông tin tổng quan, thảo luận về tình trạng công việc và trả lời bất kỳ câu hỏi nào khách hàng có thể có trong quá trình gọi;

Một lần mỗi quý, tôi sẽ sắp xếp một cuộc họp trực tiếp để tổng kết những gì đã làm trong quý đó, thảo luận về chiến lược và tương lai của tài khoản.

Vào cuối dự án, tôi sẽ tổ chức một slide để trình bày cho khách hàng (và bất kỳ bên thứ ba liên quan nào) nhìn lại công việc đã được thực hiện và phân tích các kết quả và hành động chính.

Đây là một quy trình lặp đi lặp lại cho phép dự án được thích ứng với những yêu cầu thay đổi. Tuyệt vời nếu bạn có thể bắt đầu một dự án với một tập hợp yêu cầu đầy đủ và chính xác, nhưng điều này hiếm khi xảy ra.

Cuộc họp thường xuyên giúp bạn có một cái nhìn tổng thể về tình hình, bất kể những thay đổi hay sự trì hoãn ảnh hưởng đến dự án của bạn, để có thể phản ứng một cách thích hợp.

#3 Sử dụng Công cụ Phù hợp cho Công việc

Việc sở hữu các công cụ phù hợp để quản lý dự án của bạn là rất quan trọng, nhưng không cần phải sử dụng một hệ thống phức tạp. Trước khi cung cấp một danh sách các công cụ và gợi ý, quan trọng để làm rõ một điều: đề xuất thay đổi và cách làm việc hiệu quả là một phần của công việc của chúng tôi, nhưng cuối cùng nên xem xét các công cụ mà khách hàng của bạn quen thuộc / đã sử dụng.

Họ sẽ coi bạn như một phần mở rộng của doanh nghiệp của họ và sẽ dễ dàng ảnh hưởng đến sự thay đổi.

Đây là một số công cụ chúng tôi sử dụng tại Trần Xuân Hùng để quản lý dự án.

Theo dõi thời gian

Chúng tôi sử dụng một phần mềm nội bộ do chúng tôi xây dựng, nhưng các công cụ tuyệt vời khác để theo dõi thời gian bao gồm: Toggl, Hour, Harvest – tất cả đều có phiên bản miễn phí với các giới hạn riêng của chúng.

Chia sẻ tài liệu & tệp tin

Google Drive rất hiệu quả (và miễn phí!) để làm việc này – hầu hết công việc của chúng tôi hiện chỉ là trên Drive: từ Google Docs đến Sheets, sự cung cấp của nó làm cho việc chia sẻ bất kỳ công việc nào với người khác rất dễ dàng.

Quyền lựa chọn chính thức thay thế cho Google Drive mà chúng tôi đề xuất là gì? Dropbox là một công cụ tuyệt vời và rất dễ sử dụng với ứng dụng máy tính để bàn; OneDrive của Microsoft cũng không tồi, trong trường hợp bạn thích làm việc với bộ Office.

Lời khuyên từ chuyên gia: Do một số hạn chế của khách hàng để truy cập vào bất kỳ công cụ lớn nào ở trên, tôi gần đây đã tìm thấy Airtable có thể hoạt động như một bảng tính nhưng mang đến cho bạn sức mạnh của một cơ sở dữ liệu để tổ chức bất kỳ dự án nào bạn có thể đang làm việc.

Giao tiếp

Đối với giao tiếp nội bộ, Slack thực sự đã cách mạng hóa thị trường: cấu trúc được tổ chức cao của nó khiến giao tiếp nội bộ trở nên hiệu quả đến mức bạn sẽ không muốn sử dụng bất cứ cái gì khác. Quên hộp thư đến lộn xộn của bạn, cuộc trò chuyện trong Slack xảy ra trong các không gian riêng biệt được gọi là kênh.

Đối với giao tiếp bên ngoài, các sản phẩm của Google vẫn rất mạnh mẽ: Gmail & Google Hangouts là một lựa chọn tuyệt vời. Đối với các công cụ họp trực tuyến, Zoom có vẻ đã tách biệt với các đối thủ, mặc dù nhiều khách hàng của chúng tôi vẫn sử dụng Skype.

Liệu bạn có nên trở lại với khách hàng của mình và đề xuất một công cụ giao tiếp mới? Có thể – những gì hoạt động với tôi là ưu tiên bất kỳ cách làm việc / nền tảng nào mà khách hàng quen thuộc hơn, và sau đó đề xuất các phương án thay thế nếu có nhu cầu / cơ hội.

Lời khuyên từ chuyên gia: Chúng tôi cũng sử dụng Slack như một công cụ giao tiếp bên ngoài với một số khách hàng, vì nó đã thay thế email ở nhiều cách.

Nền tảng quản lý dự án

Tôi hơi thiên vị: giao diện đơn giản và sạch sẽ của Trello là một lựa chọn dễ hiểu (đồng nghiệp của tôi Chris nói về Trello trong bài viết của mình ở đây). Hệ thống gồm các bảng, danh sách và thẻ của nó cho phép cá nhân và nhóm giám sát một dự án và cộng tác một cách hiệu quả.

Tôi thích sử dụng bảng cho các lĩnh vực làm việc khác nhau – điều này có thể trông như hình dưới đây, nơi tôi phân tách các dự án SEO kỹ thuật của tôi khỏi nội dung, phân tích dữ liệu hoặc các nhiệm vụ tối ưu hóa tỷ lệ chuyển đổi.

Có hàng trăm sự lựa chọn khác cho Trello, cá nhân tôi khuyến nghị kiểm tra các công cụ sau: Monday.com, TeamWork, ProofHub.

Còn khi làm việc với nhà phát triển?

Việc giao tiếp hiệu quả với nhà phát triển và giúp họ “hoàn thành công việc” là một phần của công việc của chúng tôi. Jira là một công cụ quản lý dự án quan trọng, được sử dụng bởi nhiều khách hàng của chúng tôi. Basecamp, Asana & Youtrack là một số phần mềm phổ biến khác tôi đã gặp trong vài năm qua.

#4 Đồng đội là chìa khóa

Kết quả của một dự án phụ thuộc rất nhiều vào công việc nhóm: học cách làm việc thành công trong một nhóm không phải là điều đùa. Mỗi dự án đều khác nhau, và cũng như mỗi nhóm.

Từ việc lên kế hoạch đến đảm bảo chất lượng, ngay cả các nhiệm vụ dường như đơn giản có thể khác biệt rộng rãi tùy thuộc vào những người bạn làm việc. Học cách làm việc với đồng nghiệp xác định xem dự án của bạn có khả năng thành công hay không.

Có thể mất một thời gian, nhưng tận dụng điểm mạnh và yếu của từng cá nhân sẽ tạo ra sự khác biệt. Cân bằng tài năng là điều mà mỗi quản lý dự án nên làm việc để đạt được.

Cách đánh giá điểm mạnh và yếu của các thành viên trong nhóm

Hãy rõ ràng: không có cách kỳ diệu để làm đúng ngay từ đầu, mất thời gian để phát triển sự hòa hợp trong nhóm và đánh giá kỹ năng của mỗi cá nhân.

Một số cách hữu ích tôi đã thấy qua các năm là:

Hỏi ý kiến từ người khác: bạn có thể nhận được ý kiến bằng cách xem xét từ những người họ đã làm việc cùng trước đó;

Các mô hình có thể hữu ích: các mô hình như mô hình hình chữ T có thể rất có giá trị khi đánh giá kiến thức của mọi người;

Nghe, quan sát và đơn giản là hỏi: khi đưa mọi người làm việc trên một điều mà họ quan tâm / giỏi, khả năng tác động đến chất lượng sản phẩm cuối cùng là rất cao.

Đánh giá công việc của các thành viên trong nhóm

Chúng tôi cố gắng hết sức để tạo ra một văn hóa phản hồi: điều này cho phép các thành viên trong nhóm làm việc và tiến bộ trong một môi trường hòa bình và nhanh chóng hơn.

Phần của triết lý này bao gồm việc đánh giá công việc một cách rõ ràng: dành thời gian để đánh giá công việc của ai đó, dù riêng tư hay công khai, là một điều rất quan trọng. Một công cụ hữu ích thực sự cho mục đích này là 15Five: đó là một “bộ quản lý hiệu suất liên tục cho phép bạn huấn luyện nhân viên của mình càng nhanh càng tốt.”

Quản lý dành khoảng 15 phút mỗi tuần để trả lời một loạt các câu hỏi tập trung vào năng suất cá nhân và tinh thần trong toàn nhóm. Trên mặt khác, quản lý dành khoảng 5 phút để xem qua tất cả các câu trả lời, tạo ra các cuộc trò chuyện thực sự dẫn đến cải tiến giao tiếp và cách làm việc chung. Đây là một cách tuyệt vời để đánh giá xem hiệu suất hàng tuần và có cái nhìn tổng quan về tinh thần của công ty. Hơn nữa, công cụ này có thể tích hợp với Slack, sử dụng một kênh riêng để khen ngợi công khai:

#5 Chia sẻ kiến thức trong nhóm

Tôi là một người ủng hộ lớn của việc chia sẻ kiến thức: cả nội bộ và bên ngoài. Đối với tất cả các dự án của tôi, tôi khuyến khích nhóm của mình chia sẻ những phát hiện, kết quả và tin tức thường xuyên để tối đa hóa tiềm năng của nhóm và tối ưu hóa công việc của chúng tôi.

Tạo ra một văn hóa chia sẻ kiến thức là điều vượt qua việc quản lý dự án, nhưng nó thực sự có thể giúp đỡ công việc hàng ngày và các thách thức khác, dù chúng có thể là gì. Một trong những chiến thuật hữu ích nhất chúng tôi sử dụng là một nơi tập trung cho các sản phẩm của chúng tôi – chúng tôi tận dụng Google Drive để tạo các thư mục để lưu trữ tài liệu, được phân loại theo chủ đề.

Còn chia sẻ kiến thức với khách hàng?

Điều đó cũng quan trọng! Tôi thích cập nhật khách hàng của mình với tin tức về tiếp thị số mà tôi nghĩ có thể liên quan đến dự án chúng tôi đang làm việc, ngay cả khi chúng không liên quan trực tiếp đến SEO.

#6 Cung cấp giá trị cho khách hàng

Chỉ có một ông chủ: khách hàng. Và ông có thể sa thải mọi người trong công ty từ chủ tịch trở xuống chỉ bằng cách chi tiêu tiền của mình ở một nơi khác.”

Làm SEO, chúng tôi đặt ra những tiêu chuẩn và chỉ số KPI cao cho khách hàng của chúng tôi – những tiêu chuẩn này đôi khi có thể khá tham vọng khi bắt đầu quản lý một dự án.

Là một quản lý dự án, công việc của tôi là đảm bảo khách hàng hài lòng với công việc của chúng tôi, trong khi cố gắng hết sức để đạt được các mục tiêu SEO đã xác định trước. Điều này có nghĩa là đôi khi tôi phải làm những việc không tối ưu.

Sự minh bạch trong dự án của bạn sẽ đi xa. Cố gắng hết sức để bán cho khách hàng những điều họ không cần, hoặc đơn giản là nói “có” với mọi thứ họ yêu cầu có thể không phải là chiến lược đúng khi muốn cung cấp giá trị tối ưu cho một dự án.

#7 Hiểu rõ Các Chiến thuật & Tài nguyên của bạn

Trước khi bạn có thể đưa ra các nhiệm vụ của mình, bạn cần biết các chiến thuật cần thiết để đạt được mục tiêu dự án và các nguồn tài nguyên bạn có sẵn. Các nguồn tài nguyên SEO có thể bao gồm thời gian, tiền bạc, băng thông và tài năng.

Việc có kế hoạch rõ ràng về các nguồn tài nguyên và chiến thuật cần thiết sẽ làm nên sự khác biệt. Thường có một mức đánh giá, vì khó có thể dự đoán chính xác những khó khăn mà nhóm của bạn sẽ gặp phải. Càng có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực này, kỹ năng của bạn càng tốt khi hoàn thiện kế hoạch của mình.

Chúng tôi sử dụng một phương pháp linh hoạt để phân bổ tài nguyên và chiến thuật, có thể có sự thay đổi nhỏ từ tư vấn viên này sang tư vấn viên khác.

Cá nhân tôi thích dựa vào các yếu tố sau:

Kinh nghiệm cá nhân, dựa trên các dự án tương tự – khá dễ hiểu. Ví dụ: nếu tôi đang lên kế hoạch cho một báo cáo kiểm tra liên kết trở lại cho một trang web, tôi sẽ kiểm tra xem cần bao nhiêu thời gian và trình độ kinh nghiệm cần thiết để thực hiện một báo cáo kiểm tra liên kết tương tự cho một trang web có kích thước và phức tạp tương tự.

Hỏi nội bộ – nếu bạn cần sự giúp đỡ, khả năng có người trong nhóm của bạn có thể đã làm việc trên một nhiệm vụ tương tự vào một thời điểm nào đó trong sự nghiệp của họ. Yêu cầu ý kiến, và thu thập càng nhiều thông tin càng tốt để giúp bạn đưa ra quyết định.

Kiểm tra cơ sở dữ liệu chia sẻ kiến thức của bạn – có một vị trí tập trung nơi lưu trữ các sản phẩm SEO rất hữu ích, đặc biệt khi bạn cần lên kế hoạch cho một nhiệm vụ đã từng được thực hiện cho một khách hàng khác / bởi một nhóm khác. Tôi thích sử dụng Google Drive cho mục đích này! Học hỏi từ các thành viên trong nhóm của bạn và áp dụng phản hồi của họ.

Luôn để thêm vài giờ – việc làm nhiệm vụ và kiểm tra chất lượng là hai phần quan trọng của mọi nhiệm vụ. Hãy đảm bảo dành đủ thời gian để làm việc nhiệm vụ một cách đúng đắn và xem xét bất kỳ thay đổi cuối cùng trước khi bạn hoàn thiện một phần công việc. Việc bạn dành thêm một vài giờ kiểm tra lại một điều gì đó tốt hơn là khách hàng của bạn phải dành thời gian phát hiện lỗi, điều đó là một lãng phí thời gian của họ.

Đây là một ảnh chụp màn hình về cách thư mục Google Drive của chúng tôi trông như thế nào:

Kết luận

Quản lý dự án là một kỹ năng quan trọng đối với các chuyên gia SEO ngày nay, bất chấp việc ngành của chúng tôi trông như thế nào từ bên ngoài. Hy vọng những gợi ý của chúng tôi có thể truyền cảm hứng cho một số điều chỉnh trong công việc hàng ngày của bạn hoặc ít nhất là khởi đầu một cuộc trò chuyện về một số vấn đề trên.

Chúng tôi luôn tò mò để nghe ý kiến của những người khác về chủ đề này, vì vậy hãy liên hệ với chúng tôi trên LinkedIn để chia sẻ quan điểm của bạn!

Nếu bạn quan tâm đến việc tải xuống Checklist khởi động dự án của chúng tôi, hãy làm điều đó tại đây.

Tìm hiểu thêm về chúng tôi tại: TRANHUNG Digital